От заявки до брони: модуль распределения путёвок «Санаториум» 

Как автоматизировать организацию отдыха работников и упростить работу с ведомственным/корпоративным контингентом? Рассказываем на примере модуля распределения путёвок «Санаториум». Про 17 полезных возможностей инструмента узнаете в этой статье.

Модуль распределения путёвок ускоряет все этапы для каждого участника процесса — организации, санатория и сотрудника, которому полагается оздоровление на курорте. А именно:

— делает процесс организации отдыха прозрачным;

— позволяет сотрудникам и представителям HR-службы отслеживать статус заявок на оздоровление в реальном времени;

— обеспечивает быструю коммуникацию между организацией и санаторием;

— сокращает объём бумажной работы, поскольку все процессы оцифрованы; 

— упрощает оплату путёвок;

— предоставляет инструменты для аналитики и формирования отчётов.

Для кого?

Модуль распределения путёвок станет незаменимым инструментом для компаний и ведомств, у которых в собственности есть санатории для оздоровления сотрудников и их семей. Он автоматизирует воронку заявок на отдых и упрощает коммуникацию «предприятие-сотрудник-здравница». 

* Если у предприятия нет собственных санаториев, но здоровью сотрудников уделяется пристальное внимание, модуль распределения путёвок тоже будет полезен. Единственное условие — наличие у здравницы-партнёра PMS-системы «Санаториум».

А заказчик, в свою очередь, управляет выкупленной долей — распределяет путёвки между сотрудниками, создаёт и отменяет брони, вносит информацию о гостях. Все данные автоматически подтянутся в PMS-систему здравницы. 

Организация

1. Добавляет в систему сотрудников и их родственников. Специалист на стороне организации создаёт профиль работника — указывает основную информацию и настраивает индивидуальные условия отдыха. Он также вносит в систему данные о членах семьи сотрудника, с которыми он может поехать в санаторий. Для подтверждения родства в профиль можно загрузить документы: свидетельство о браке / рождении. Такой механизм упрощает контроль за бронями и защищает от злоупотреблений со стороны сотрудников. Использовать льготы для постороннего человека в обход системы не получится.

2. Регулирует доступные для сотрудников условия. В модуле для каждого сотрудника можно настроить:

• лимит льготных дней отдыха;
• размер скидки;
• доступные типы заявок — санаторно-курортное лечение / отдых в выходные дни / организованный отдых / медицинская реабилитация;
• доступные объекты размещения;
• доступные категории номеров.

Эти настройки администратор системы устанавливает на этапе создания личного кабинета сотрудника. Но изменить их можно в любой момент. Например, специалист прошёл испытательный срок или отработал на предприятии 10 лет. Руководство решает поощрить его — увеличить количество льготных дней отдыха или размер скидки. Тогда администратор системы меняет тариф сотрудника в несколько кликов. Причём работников можно не только поощрять, но и ограничивать — лимитировать льготы, сузить доступ к определённым курортам / типам номеров и заявок, переводить на коммерческий тариф.

3. Настраивает систему согласований. Прежде, чем стать бронью, заявка сотрудника проходит путь согласований внутри организации. Количество этапов гибко настраивается в зависимости от внутренних процессов компании. Если заявка не согласована, можно указать причину отказа — так сотрудник поймёт, что скорректировать для успешного оформления путёвки. Каждый раз, когда статус запроса меняется, пользователь получает уведомление на почту. Это ускоряет процесс и позволяет избежать бюрократических заминок.

Ещё один маршрут для попадания заявки в модуль — через внутренний электронный документооборот (ВЭДО) организации. Сотрудник отправляет запрос на поездку в санаторий, и он автоматически отображается в модуле распределения путёвок.

4. Формирует заявку на сотрудника. Организация может сама создать заявку на путёвку для работника через уполномоченный департамент или отдел. Ответственный специалист выбирает объект, заполняет основные данные о сотруднике и его родственниках, затем выбирает доступный тип номера или койко-место, после чего согласовывает заявку и вносит оплату.

Узнайте, сколько стоит ИТ-решение с едиными порталом бронирования для менеджеров санатория и внешних партнёров. 

Ответьте на 5 вопросов и получите возможность скачать бонус — чек-лист по увеличению загрузки в низкий сезон.

Хотите узнать, что изменится в здравнице после внедрения «Санаториум»? Собрали для вас 10 кейсов наших клиентов. Изучите их ЗДЕСЬ.

5. Увеличивает размер квоты здравницы в режиме реального времени. Изначально размер квоты согласовывается между организацией и санаторием. Однако при необходимости лимит можно увеличить. Для этого сотрудник предприятия, работающий с заявками, должен связаться с курортом и согласовать расширение квоты.

6. Получает доступ к отчётам. В модуле сотрудник организации может строить отчёты о работе с путёвками по разным параметрам:

• Отчёт об отдыхе по льготной и коммерческой цене;
• Сведения о составе отдыхающих;
• Отчёт по выполнению плана производственных показателей. Он выводит данные по всем санаториям, с которыми сотрудничает предприятие, — показывает план и факт по количеству гостей и койко-дней;
• Реестр оплаченных заказов по видам оплат;
• Сведения о количестве обслуживаемых лиц в разрезе должностей и контингента (родственников).

По запросу компании в модуль можно добавить любые дополнительные формы отчётов.

Санаторий

1. Создаёт профиль объекта, как в модуле онлайн-бронирования. В модуле распределения путёвок курорт может добавить о себе информацию, которую увидят пользователи:

• описание учреждения;
• адрес;
• контактные данные;
• фотографии;
• типы номеров;
• количество мест и номеров;
• тарифные планы;
• возрастные категории;
• блоки или квоты;
• правила бронирования.

2. Импортирует цены из Excel. Во вкладке «Тарифные планы» объект может редактировать прайс. По кнопке «Импорт цен» система выдаст шаблон Excel с готовыми формулами, где можно проставить актуальную стоимость, сохранить данные и загрузить файлом обратно. Все тарифы обновятся в модуле автоматически.

3. Выбирает размер квоты для организации. Санаторий решает, какое количество номеров / коек выделить корпоративному заказчику и согласовывает с ним квоту на определённый период времени. Однако, если коммерческие продажи «проседают», курорт может загрузиться льготными гостями, расширив квоту в режиме реального времени.

4. Настраивает удобный формат оплаты. Объект сам устанавливает доступные для сотрудников организации способы оплаты. Например, санаторий может запретить «оплату на месте». Тогда в личном кабинете у работника появится вариант с обязательной предоплатой.

5. Настраивает доступный тип бронирования. Санаторий может запретить бронирование сотрудником через личный кабинет и принимать заявки на отдых только через уполномоченный отдел / департамент. К такой практике обычно прибегают курорты, которые выделяют всего несколько льготных мест или принимают только сотрудников высшего звена.

6. Получает информацию о новых бронях. Как только заявка переходит в статус брони, она попадает в PMS-систему объекта. Санаторий видит актуальную информацию о ближайшем заезде и гостях.

* Курорт может внести сотрудника в чёрный список. Тогда работник не увидит объект в личном кабинете и не сможет забронировать туда путёвку.

7. Добавляет памятку для потенциального гостя. Если у санатория есть доступ к модулю, то он может подготовить «инструкцию», которую сотрудник увидит в личном кабинете. В неё можно добавить алгоритм создания брони, информацию о порядке и условиях предоставления услуг, правила проживания.

8. Получает доступ к отчётам. В модуле распределения путёвок санаторий видит все данные, необходимые для работы с организацией:

• Отчёт о наличии свободных мест;
• Справку о количестве обслуживаемых лиц в разрезе согласованного списка ведомственных учреждений;
• Статистику о количестве отдохнувших в разрезе категорий номеров;
• Загрузку учреждений и объектов;
• Прогноз заполняемости объекта;
• Списки заезжающих;
• Статистику по согласованию заявок.

По запросу здравницы в систему можно добавить любые дополнительные формы отчётности.

Кстати, пока не забыли. Телеграм-канал «Санаториум» — настоящая библиотека для врачей, управленцев и маркетологов вашего курорта. Никакой воды — только суть и польза. Подписывайтесь, чтобы получить доступ к:

• Горячим статьям и кейсам из нашего блога 
• Анонсам полезных событий
• Записям эфиров с санкур-экспертами по хэштегу #вебинары_Санаториум
• Свежим новостям и трендам санаторно-курортной отрасли
• Ценным призам от нашей команды
• Тому, о чём мы не пишем в блоге 🙂

Сотрудник организации

1. Формирует заявку на отдых через личную учётную запись. Сотрудник выбирает санаторий, категорию номера и родственников, с которыми хочет отправиться на отдых. Далее заявка отправляется на согласование, а после её одобрения сотрудник сможет оплатить путёвку.

2. Оплачивает бронь удобным способом. Пользователь может внести оплату онлайн прямо в личном кабинете. Или перейти по ссылке на онлайн-эквайринг. Третий сценарий — когда сотрудник оплачивает путёвку в кассе организации в наличном или безналичном формате. В модуле также предусмотрен возврат средств. Например, гость запланировал отдохнуть 20 дней, а по факту пробыл в здравнице меньше. Или наоборот, провёл на курорте больше дней, чем было указано в заявке. Получить возврат и произвести доплату сотрудник может прямо в модуле.

3. Получает e-mail оповещения об изменениях статуса заявки. Пока заявка «путешествует» между департаментами организации, сотрудник видит историю всех её изменений и текущий статус. Если запрос отменили, пользователь получит e-mail с причиной отказа, а значит, сможет сразу скорректировать обращение.