M.I.C.E & EVENT в санатории: услуги, партнёры, бриф

Это статья о том, как искать партнёров, упаковывать конференц-услуги и составлять бриф. Про формирование в санатории M.I.C.E. & EVENT-отдела и меню мероприятий читайте ЗДЕСЬ. 

Ищем надёжных партнёров

Чтобы предлагать клиентам мероприятия под ключ, нужно иметь под рукой всё, что потребуется для их проведения: 

Технику 

• Звуковое и световое оборудование
• Мультимедийное оборудование (документ-камера, интерактивная доска, проекционный экран, проектор, конференц-система)
• Караоке
• AR / VR-гарнитура (очки, шлемы)
• Игровое оборудование (PlayStation, Xbox)
• Современные гаджеты (3D-принтер, интерактивный пол, дроны и роботы)

Услуги профессионалов

• Графический дизайнер
• Декоратор
• Флорист
• Кейтеринг
• Фотограф / Видеограф
• Диджей
• Ведущий
• Аниматор
• Музыканты / Певцы / Танцоры
• Организаторы шоу-номеров (шоу мыльных пузырей, фаер-шоу, дрессированные бабочки и т.д.)

Важно: не спешите сразу покупать оборудование и нанимать персонал в штат. Подсчитайте рентабельность такого решения. Для санатория аренда и аутсорсинг могут оказаться гораздо выгоднее. 

Как найти надёжных подрядчиков

• Рейтинг. У вас нет возможности тестировать добросовестность подрядчиков на чужой свадьбе. Если стендап-комик в последний момент отменит выступление и гости останутся без номера, ваша репутация как организатора пострадает. Чтобы найти надёжных партнёров, проконсультируйтесь с ведущими ивент-агентствами вашего города. Узнайте, с кем они регулярно сотрудничают и изучите портфолио подрядчиков.

• Профиль портфолио. Подрядчик может быть надёжным, с отличными отзывами, но не иметь опыта работы на определённых мероприятиях. Например, вам нужен ведущий на 50-ю годовщину свадьбы пожилой пары. Но в кейсах подрядчика только молодёжные корпоративы и мальчишники. Не рискуйте и ищите исполнителей с опытом в нужной нише. 

• Документы. Насколько компетентен подрядчик? Узнаете, изучив пакет документов. Лицензии, сертификаты, разрешения, допуски — наличие таких удостоверений говорит в пользу компании.

• Представительство. Даже если на уровне отзывов, портфолио и документов всё «чисто», ещё не факт, что вы сработаетесь. Пообщайтесь с представителем компании или частным подрядчиком лично. Какое он производит впечатление и как быстро реагирует на вопросы? Насколько доступно объясняет технические нюансы? Проявляет ли инициативу и вовлечённость, предлагая индивидуальные решения для вашего мероприятия?   

• Договор. Обязательно застрахуйтесь от недобросовестного выполнения задач. Составьте подробный договор с условиями, штрафами, сроками, порядком оплаты и подписями обеих сторон.

• Постоянное расширение базы подрядчиков. Предлагать всем заказчикам одного ведущего и танцевальный ансамбль «Калинка» — неэффективно. Если вы позиционируете себя как организаторов мероприятий под ключ, у клиентов должен быть выбор. Ищите новых партнёров и пополняйте каталог услуг. Предоставьте заказчикам опции по стоимости исполнителей (от бюджетных до VIP) и специализации (по формату и масштабу мероприятий, типу аудитории). 

* Часто ивент-клиенты обращаются в санаторий только для аренды площадки. У них уже есть организатор и исполнители. Подготовьте альтернативное предложение и расширьте список опций. Сформируйте выгодный сервисный пакет (как для клиента, так и для санатория). Например, для личных праздников: «трансфер + аренда площадки + декор + кейтеринг → проживание для молодожёнов / именинника в королевском люксе в подарок». Тестируйте разные комбинации и не забывайте убедительно презентовать преимущества именно ваших услуг.

Упаковываем направление M.I.C.E. & EVENT

Ивент-услуги санатория требуют такой же продуманной упаковки, как и медицинский сервис. Чтобы получать от клиентов регулярные заказы, создайте на сайте специальный раздел и раскройте все преимущества и конференц-возможности здравницы:

Стоимость

Хорошо, если заказчик может сразу узнать предварительную стоимость услуги. Разместите на главной странице раздела калькулятор. Клиент выберет основные параметры и примет решение о сотрудничестве. 

Пример калькулятора

Наличие нескольких залов и зоны для кофе-брейка

Сделайте подборку с ивент-площадками. Добавьте качественные фото, краткую информацию о каждой зоне и призыв к действию. Настройте меню площадок так, чтобы, щёлкнув по каждой, пользователь мог изучить возможности более детально.

Меню площадок для мероприятий на сайте отеля «Palmira Garden Hotel & SPA»

В «Санаториум» можно готовить детальную смету на мероприятие с учётом всех услуг. Благодаря интеграции модуля мероприятий с модулем групповых бронирований можно создавать событие и настраивать арендные тарифы прямо из карточки групповой брони.  

Ответьте на 5 вопросов, чтобы узнать, сколько стоит ИТ-решение с модулем мероприятий. В ответ отправим БОНУС — чек-лист «Полезные сервисы для продвижения санатория»:

Локация

Подсветите удобство месторасположения санатория. Находитесь рядом с аэропортом, популярными туристическими объектами? От вас легко проложить комфортный экскурсионный маршрут? Напишите об этом в разделе мероприятий.

Кейсы

Покажите потенциальному заказчику своё портфолио. Разделите «примеры работ» на группы по видам мероприятий и создайте страницу для каждого события. В кейсах укажите название и формат ивента, число участников, площадку, задачи и решение, активности для гостей, фото и видео с события.

Кейсы мероприятий на сайте бутик-отеля «RODINA Grand Hotel & SPA»

Если к вам обращались известные компании, обязательно разместите их логотипы со ссылками на кейсы. 

Техника и специалисты

Перечислите доступное оборудование (проектор, экран, звуковая и световая техника, флипчарт). Отметьте, что в санатории также есть специалист, который возьмёт техническое обеспечение мероприятия на себя.

Технические возможности для организации мероприятий в санатории «Подмосковье»

Специальные условия 

Какие тарифы действуют для групповых заездов? В чём выгода заселений от n человек? Раскройте преимущества в разделе M.I.C.E. & EVENT.  

 В «Санаториум» есть модуль для групповых заездов. Используйте его, чтобы быстро заселять большие группы гостей и вести общую информацию по всем участникам брони в одном месте.

Трансфер

Участники мероприятия не должны беспокоиться о дороге из аэропорта до санатория. Расскажите, как вы решите вопрос с передвижением. Например, в аэропорту группу встретит водитель с табличкой и поможет расположиться в комфортном автобусе. Укажите модель транспорта, вместимость и приложите фото (как снаружи, так и внутри салона). 

Оформление 

Можно ли оформить конференц-зоны в санатории? Приведите примеры декоров в различных тематиках и подчеркните, что готовы взять оформление на себя.

Кейтеринг

Как организуете питание для участников мероприятия? Раскройте ключевые детали:

1. 1. Перечислите форматы обслуживания: кофе-брейк, фуршет, банкет, коктейль, барбекю. 
   2. Расскажите о разнообразии доступной кухни: европейская, средиземноморская, японская, китайская и т.д.
   3. Покажите гастрономические площадки санатория и подсветите особенности каждой: рестораны, банкетные залы, бары, лаунж-бары и т.д.
   4. Раскройте все УТП кейтеринговых услуг. Используете свежие продукты с собственной фермы? Готовите диетические блюда высокой кухни? Делаете торты на заказ любой сложности? Напишите об этом на сайте.
   5. Добавьте доказательства. Аппетитные фото блюд; видео с мероприятий, где видны сервировка, приветливый персонал в красивой форме и профессиональное обслуживание; отзывы клиентов.

Готовим бриф 

Бриф — анкета, которую заполняет заказчик. Опрос поможет приступить к составлению детального плана. На этапе брифинга event-менеджер выявляет цель проекта, пожелания заказчика и возможные технические нюансы.

Мы подготовили для вас готовый шаблон брифа для HR-мероприятий. Адаптируйте его под свой санаторий и используйте в работе. По такому же примеру создайте опросы для разных категорий мероприятий.

В примере выше для подготовки к брифу используют квиз с тестом. Заказчикам предлагают выбрать формат, дату, бюджет мероприятия, количество участников и подарок. 

Тренды

• AR и VR-технологии. Участникам мероприятий всё чаще предлагают «пощупать» современные гаджеты и приобщиться к цифровой культуре. 

Технологии дополненной реальности (AR) наполняют мероприятия эффектными цифровыми элементами. Изображения, анимации, видео и 3D-модели появляются при сканировании QR-кода через смартфон или планшет. AR-технологии помогают создавать запоминающиеся квесты, виртуальные туры по площадке и презентации.

Технологии виртуальной реальности (VR) полностью переносят участников в трёхмерный цифровой мир. Гости надевают очки или шлем и погружаются в захватывающие игры и квесты. 

Ещё один плюс — дополнительный доход от контента. Обработанные записи семинаров, тренингов и конференций можно продавать. 

• Open air. Воспоминания о пандемии ещё свежи, и мероприятия на открытом воздухе гораздо популярнее встреч в помещении. M.I.C.E. & EVENT-агентства не только ищут open-air площадки, но и бронируют для участников отели. Используйте преимущества санатория — в нём уже есть ухоженная территория, целебный воздух и комфортное размещение. 
• Брендирование частных мероприятий. Частные клиенты заказывают брендирование свадеб, годовщин и дней рождения. Для семейных событий разрабатывают логотипы, иллюстрации и графические элементы; выбирают цвета и шрифты; заказывают сувениры с айдентикой торжества. Заказчики хотят «отстроиться» от шаблонных сценариев и наделить личные праздники индивидуальностью.