M.I.C.E & EVENT в санатории: выбираем ответственного и типы мероприятий

Это статья о том, как сформировать в санатории M.I.C.E. & EVENT-отдел и меню мероприятий. Про поиск партнёров, упаковку услуг и составление брифа читайте ЗДЕСЬ. 

M.I.C.E. & EVENT — направление событийного туризма, связанное с организацией и проведением мероприятий. В первую часть термина «вшиты» 4 направления деловых событий: meetings — бизнес-встречи; incentives — поощрительные или мотивационные мероприятия; conferences — конференции; exhibitions — выставки. Слово «event» отвечает за креатив и персонализированный сервис. Современные заказчики ждут не только чётко спланированной логистики и организации мероприятия, но и wow-атмосферы.

Зачем санаторию M.I.C.E. & EVENT

• Загрузка в любой сезон. Деловые и праздничные мероприятия не ограничены «классическими» сезонами санаторного отдыха. Спрос на событийные локации есть всегда. M.I.C.E. & EVENT поможет заполнить курорт в период низкой загрузки. 
• Дополнительный источник прибыли. Организация мероприятий под ключ — прибыльное направление. Во-первых, вы выполняете нестандартные задачи, которые не входят в основной прайс-лист и стоят дороже.

Предложите участникам бизнес-встречи расслабиться после переговоров в массажном кабинете; гостьям 35+ подарите тест-драйв программы омоложения и т.д. Зацепить event-сегмент = ощутимо расширить клиентскую базу и запустить «сарафанное радио».

В «Санаториум» есть «пульт управления» для event-менеджера с полезными инструментами для организации событий. Используйте гибкие почасовые тарифы для аренды залов и оборудования; планируйте многодневные мероприятия с указанием зала, рассадки, меню, услуг и оборудования. 

Ответьте на 5 вопросов, чтобы узнать, сколько стоит система автоматизации с модулем мероприятий. В ответ отправим БОНУС — чек-лист «Как загрузить санаторий в низкий сезон»:

Назначаем ответственного

Организация M.I.C.E. & EVENT — трудоёмкий процесс, которым не могут заниматься «все по чуть-чуть». Для подготовки и проведения мероприятий потребуется отдельный специалист. 

Что делает event-менеджер:

* Если у клиента уже есть свой организатор, сотруднику санатория не придётся создавать проект с нуля. В таком случае ивент-менеджер здравницы просто выполняет поручения представителя заказчика. Но, несмотря на то, что это более частый сценарий, в санатории всё равно должен быть event-специалист, который сам:

• Выявляет цели мероприятия и пожелания заказчика.
• Разрабатывает концепцию события и детальный план подготовки. 
• Составляет смету проекта.
• Назначает команду для реализации проекта.
• Привлекает проверенных партнёров — от декора площадки и трансфера до кейтеринга и артистов.
• Управляет рисками — следит, чтобы мероприятие проходило по плану и оперативно устраняет форс-мажоры.
• Собирает и анализирует результаты — отправляет фотографии, видео с мероприятия и другие отчётные документы; защищает KPI проекта; собирает обратную связь от заказчика.

Как выглядит портрет идеального кандидата на должность event-менеджера:

Личностные навыки:

• Эффективная коммуникация. Работа event-менеджера не для интровертов. Организатор мероприятий проводит в переговорах 90% времени — с заказчиком, партнёрами, собственной командой, спикерами и гостями. Опытный event-менеджер умеет ясно и последовательно доносить мысли и задачи до всех участников проекта.
• Эмпатия. Цель любого мероприятия — вызвать у участников определённые эмоции и подтолкнуть к нужным действиям. Чтобы совместить пожелания заказчика и комфорт гостей, нужно поставить себя на место каждого. Event-менеджер учитывает все детали — от рассадки участников до формата конкурсов.
• Энергичность. «Отсидеться» в кабинете не получится. Отдавайте предпочтение активным и инициативным кандидатам, которые готовы искать дрессированных медведей, двойника Леонардо Ди Каприо и другие пожелания заказчиков.    
• Гибкость. Чем больше исполнителей, тем больше форс-мажоров. Event-менеджер быстро решает проблемы, находит альтернативы и сглаживает конфликты между участниками проекта. 
• Креативность. Современных гостей непросто впечатлить, поэтому уметь гуглить весёлые конкурсы недостаточно. Event-менеджер умеет создавать wow-атмосферу и регулярно следит за трендами событийного туризма.

Профессиональные навыки:

• Ведение переговоров. Event-менеджер знает, из каких этапов состоят переговоры. Применяет психологические техники, чтобы добиваться согласия и выгодных условий. Причём эффективно проводит переговоры как лично, так и онлайн.  
• Финансовая грамотность. Организатор составляет бюджет мероприятия, определяет расходы и анализирует рентабельность, разбирается в вопросах налогообложения.  
• Умение работать с техническим оборудованием для мероприятий. Настроить микрофон, освещение, проектор. Проверить, переключаются ли слайды презентации. Ивент-менеджер должен быть «на ты» с техникой и быть в курсе инноваций. 
• Маркетинг. Для организации коммерческих ивентов менеджеру понадобятся навыки маркетолога. Это может быть как собственный проект, так и мероприятие заказчика.

Чтобы привлечь потенциальных покупателей и клиентов, ивент-специалист создаёт и продвигает лендинг мероприятия; запускает e-mail рассылки; пишет посты в группе события в социальных сетях; запускает рекламную кампанию мероприятия. 

• Графический дизайн. В этой области достаточно базовых знаний. Они понадобятся event-менеджеру, чтобы составить ТЗ (техническое задание) для печатной и сувенирной продукции с айдентикой мероприятия, фотозон с брендированными баннерами и т.д.

KPI event-менеджера:

KPI event-менеджера меняются от проекта к проекту. У каждого мероприятия свой формат, цель, задачи, а значит, и критерии успешности. Ниже собрали для вас примеры KPI для разных типов мероприятий:

• Количество регистраций на мероприятие 
• Количество гостей
• Отношение количества регистраций к числу гостей. Если разница слишком большая, подумайте, на каком этапе и почему вы «потеряли» участников. 
• Доход от мероприятия. Сколько денег выручил заказчик с продажи билетов, товаров, консультаций. 
• ROI. Насколько окупились вложения в мероприятие. Считаем по формуле:

• Упоминания и активность в социальных сетях. Сколько «шума наделало» мероприятие в сети? Смотрите хэштеги; количество репостов, лайков и комментариев; отметки в соцсетях.
• Стоимость привлечённого клиента (CAC). Считайте этот показатель, если цель мероприятия — продажа определённого продукта. Используйте формулу:

• Индекс вовлечённости сотрудников (EEI). Тимбилдинги, корпоративы, церемонии награждения направлены на сплочение коллектива и вовлечение в задачи компании. Понять, насколько полезным было мероприятие, поможет опрос «Gallup Q12». Предложите клиенту провести его среди сотрудников за 2 месяца до и 2 месяца после события. Если индекс вовлечённости увеличился — значит, мероприятие принесло результат.

Пример KPI для мероприятий разного формата

• Удовлетворённость персонала. Насколько бережно организатор относится к персоналу санатория? Проведите опрос, чтобы убедиться, что сотрудники обслуживают мероприятие в комфортных условиях — есть перерывы на еду, комната отдыха и т.д.

* Не самые трудолюбивые сотрудники могут дать необъективную оценку организатору. Используйте анкету с осторожностью, в качестве страховки. Опрос поможет выявить вопиющие нарушения со стороны ивент-менеджера. Если большая часть персонала жалуется на специалиста, это повод провести разбирательство.

• % гостей, ставших клиентами санатория. Используйте специальные промокоды, ссылки и QR-коды с utm-метками для гостей мероприятия. Они помогут отследить путь от участника встречи до клиента санатория.
• Повторные обращения. Сколько компаний или частных заказчиков повторно обратилось к вам за организацией мероприятия.

Определяем типы мероприятий

От вида мероприятия зависит число участников, тип и оформление площадки, длительность события. Изучите список ниже, чтобы понять, что санаторий «потянет» по ресурсам, а чего не стоит обещать на сайте здравницы.

Меню мероприятий на сайте парк-отеля «Песочная бухта»

Выставочная отрасль

Это масштабные мероприятия, которые могут длиться от нескольких дней до пары недель. Выставки требуют большого пространства для застройки экспо-зон и размещения стендов. Если подготовка к мероприятию (шумные строительные работы) и его проведение помешают отдыху обычных гостей, от выставочного формата лучше отказаться.

• Выставки  

• Презентации различной продукции. Это могут быть товары санатория — например, собственная уходовая косметика. Или клиента, который хочет прорекламировать и продать в здравнице свой продукт — ЗОЖ-гаджеты, детокс-наборы, инвентарь для домашних тренировок, онлайн-курс.

• Ярмарки. На территории санатория есть собственная ферма? Продавайте экологически чистые продукты на сезонных ярмарках. Или организовывайте их для заказчиков с собственным производством. 

Деловые встречи

С форматом бизнес-встреч проще. Главное, чтобы в санатории было несколько площадок, зоны для кофе-брейков и базовое оборудование (проектор, флипчарт, микрофоны, колонки). 

Бизнес-мероприятия не должны «притеснять» обычных постояльцев.

• Конференции
• Семинары
• Тренинги
• Форумы
• Круглые столы
• Бизнес-завтраки
• Церемонии открытия и награждения

Если территория санатория или ближайшие окрестности позволяют организовать интересный корпоративный ивент, используйте их. 

• Корпоративы
• Тимбилдинги

Спортивные ивенты

Те же требования и для спортивных мероприятий. Убедитесь, что на территории здравницы достаточно места как для любителей терренкура, так и для участников соревнований. И главное, чтобы одни не мешали другим.

• Спартакиады
• Эстафеты
• Соревнования

Частный сегмент

Самые эмоциональные и «утончённые» мероприятия. Для них не нужно застраивать экспо-зоны, готовить POS-материалы, welcome-наборы и заказывать брендированную сувенирную продукцию. Но хлопот будет не меньше. Частные заказчики рассчитывают на индивидуальный сценарий и незабываемые эмоции. 

• Дни рождения
• Свадьбы, годовщины

Продолжение статьи можно прочитать ЗДЕСЬ.