Учет процедур при помощи планшета/смартфона

Сотни позиций прейскуранта, отпускаемые десятками медиков, требуют учета. Сколько и каких услуг оказали, каким пациентам, сколько для этого потребовалось времени и расходных материалов. Такой учет вести приходится всем санаториям. Как современным, с оцифрованными бизнес-процессами, так и придерживающимся консервативного подхода, ведущим свою деятельность на бумажных носителях. В этой статье мы расскажем, почему стоит как можно скорее задуматься об автоматизации этого процесса.

В здравницах, использующих «Санаториум», отпуск процедур происходит следующим образом:

1. Пациент, пришедший к назначенному времени, предъявляет отпускающему специалисту RFID-карту, браслет или штрихкод (на экране телефона или на распечатке с расписанием. Если пациент не явился, система автоматически зафиксирует неявку. 

2. Сотрудник санатория прикладывает RFID-карту или сканирует штрихкод при помощи смартфона или планшета, который, по сути, является его автоматизированным рабочим местом (АРМ). Такой вариант значительно дешевле оснащения компьютерами. Отпускающие специалисты, в отличие от врачей, не вносят в систему данные о пациенте, поэтому необходимости в ПК для них нет.

3. После сканирования загружаются данные о пациенте и услуге, за которой он пришел. В отдельном поле встроен счетчик процедур для курсовых или пакетных программ, в нем видно сколько из назначенных процедур пациент уже получил. В зависимости от особенностей бизнес-процессов и пожеланий заказчика, на экране может появиться кнопка «Начать процедуру». С её помощью в отчетах можно отслеживать точное время, которое специалист взаимодействовал с клиентом. Этот пункт может быть пропущен, в таком случае пользователь сразу увидит внизу экрана кнопку «Отпустить». Некоторые санатории применяют кредитный формат оплаты, когда за услуги гость расплачивается не до процедуры, а после, или при выезде. Для таких случаев предусмотрен отдельный вариант кнопки с пометкой услуги как неоплаченной.

4. Состав любой процедуры может быть расширен дополнительными опциями прямо во время процедуры. Разумеется, происходить это должно исключительно с согласия клиента. Особенно актуальна такая функция в косметологии, когда основная процедура ухода дополняется приятными «мелочами» вроде успокаивающей маски или сыворотки. Для изменения состава услуги достаточно нажать на кнопку «+» и выбрать нужную из списка доступных опций. После корректировки итоговая стоимость будет обновлена во всех отчетах. 

5. Когда процедура подошла к концу, сотрудник нажимает кнопку «Отпустить».

6. Система фиксирует время и факт отпуска в базе данных, списывает использованные при процедуре расходники. Это могут быть одноразовые простыни, ампула с дорогостоящим препаратом, нормативная порция лечебной грязи и т.д.

7. Пациенту на телефон приходит предложение оценить полученную процедуру по 5-балльной шкале и оставить текстовый отзыв. Этот этап можно включать на время. Мы рекомендуем производить замеры удовлетворенности пациентов поочередно по разным группам процедур, чтобы не досаждать клиентам просьбами оставить обратную связь.

Сколько стоит внедрение такой системы в вашем санатории? Ответьте на 5 коротких вопросов, чтобы узнать и получите подарок от нашей команды — чек-лист по безопасному сокращению расходов санатория:

Почему такой подход лучше бумажных альтернатив?

В первую очередь тем, что защищает от служебных злоупотреблений. Данные о количестве отпускаемых процедур нельзя приукрасить. Система отразит реальность и, вместе с электронным расписанием, исключит вариант отпуска услуги мимо кассы. Такая простая комбинация увеличивает выручку с платных услуг в среднем на 20-30%. Даже в санаториях, где руководство полностью уверено в благонадежности своего персонала. Максимальный в нашей практике рост выручки был 250% после внедрения системы.

Отдельно отметим оперативность сбора данных. В случае цифровой фиксации данные можно обновлять хоть каждый час. Сбор и подсчет количества отпущенных услуг вручную значительно дольше, требует дополнительных человеческих ресурсов и не исключает вероятности ошибок. Кроме того, если процедура не входила в заранее оплаченную путевку и реализуется в формате постоплаты, оперативность становится еще важнее, ведь клиент может просто уехать не расплатившись. А если система все сразу фиксирует, администратор увидит данные обо всех оплаченных и неоплаченных процедурах, которые были получены клиентом, и предложит решить все финансовые вопросы.

Наконец, отпуск процедур должен быть реализован максимально просто для каждого участника процесса и учитывать их потребности:

• Врач, назначивший процедуру, должен быть уверен, что его комментарии по процедуре дойдут до отпускающего специалиста. Комментарии эти могут касаться чего угодно: точки воздействия, температуры воды, силы тока, применяемых лекарственных средств. 
• Отпускающий специалист, как правило, работает с очень плотным потоком пациентов. Например, одна медсестра может отвечать за блок из 5-6 ванн или 10-20 ингаляторов. Этим сотрудникам критически важно как можно скорее и точнее идентифицировать пациента и получить информацию о конфигурации процедуры. Ответственность за оказание правильной услуги правильному пациенту полностью лежит на отпускающем специалисте. Все риски, связанные с возможными ошибками, должны быть исключены.
• Пациент, как пассивный участник процесса, нуждается в простоте его идентификации. Необходимость носить с собой кипу талончиков угнетает любого современного потребителя, а предложение «передать на словах» особенности проведения той или иной процедуры (да, в некоторых санаториях бывает и такое) — просто пугает. 
• Руководитель, отвечающий за результативность санатория, нуждается в актуальных данных по популярности оказываемых услуг и загрузки персонала. Если какая-то услуга перестала пользоваться спросом, это важно заметить как можно скорее, чтобы стимулировать спрос на нее при помощи акций или корректировки пакетных предложений. Узнать о таком провале спустя полгода, конечно, лучше, чем вообще не узнать, но будет уже поздно.