Современные модели управления санаторно-курортной деятельностью – залог устойчивой конкурентной позиции любого учреждения. О том, какой результат автоматизации получает санаторно-курортное учреждение, нам рассказала Наталья Александровна Старцева, и.о. директора ФБГУ «Национальный медицинский исследовательский центр реабилитации и курортологии» Минздрава России.
— Наталья Александровна, расскажите немного о том, какой санаторной структурой Вам приходится управлять и почему встал вопрос об автоматизации?
— С июля 2017 г. Центр работает в новом статусе – Федеральное государственное бюджетное учреждение «Национальный медицинский исследовательский центр реабилитации и курортологии» Минздрава России (далее – НМИЦ РК). Таким образом, цели и задачи НМИЦ РК понятны уже из названия. То есть сегодня Минздрав России ставит Центру задачу – стать ведущим научным клиническим учреждением системы здравоохранения в области медицинской реабилитации и санаторно-курортного дела. При этом оно должно будет иметь функционал административно-управленческого головного центра, а также основного научного центра курортологии.
В структуре НМИЦ РК – семь филиалов. В них аккумулируются лучшие практики страны. Формируется доказательная база эффективности применения санаторно-курортного лечения населения. Но выполнение этих функций невозможно без применения современных методов автоматизации и сбора статистики по эффективности применяемых методик. Поэтому вопрос автоматизации, учитывая возложенную Минздравом функцию, был предопределен.
— Какие задачи перед Вами ставит Минздрав?
— Инициирование создания нормативно-правовых актов по улучшению санаторно-курортной отрасли, создание базы научных методик. Но основная задача – это сбор статистики по успешным практикам всех санаториев, в том числе и вневедомственных учреждений. Мы должны знать, сколько людей имеется по каждому профилю после операций или инвалидов, насколько они могут быть обеспечены койко-местами в санаториях России.
Также мы участвуем в интеграции в Единую государственную информационную систему в сфере здравоохранения (ЕГИСЗ). При появлении потенциального пациента мы о нем должны знать сразу,
как только человеку выдается медицинское назначение. Так как за ним последует реабилитационный период, о котором необходимо уведомить нас раньше, чем ему оформят инвалидность. И самое
главное, получая эту информацию предварительно, мы можем предотвратить ее появление за счет вовремя проведенных реабилитационных мероприятий. Важно знать, в каком субъекте сколько коек, чтобы знать, куда отправлять людей по их профилю заболевания. Текущая база из 1800 санаториев позволяет обслужить 5,5 млн человек в год, то есть всего около 3% населения. Для сравнения: в СССР было 7000 санаториев. На основании текущей статистики и сложившейся ситуации мы должны будем автоматизировать процессы управления и сбора информации о санаторно-курортной отрасли.
Наталья Александровна Старцева
и.о. директора ФБГУ «Национальный медицинский исследовательский центр реабилитации и курортологии» Минздрава России
При перенесении работы в электронный вид необходимо изменить и подход работы сотрудников. Некоторым было сложно изменить привычный уклад, а некоторые приняли изменения с радостью. Одной из первых, кто заполнил задание на перенос протоколов в электронный вид, стала женщина в возрасте. Ей был тогда 81 год.
— Что для Вас как руководителя представляет собой автоматизация?
— Понятие автоматизации достаточно широкое. Некоторые учреждения ведут учет пациентов в таблице Excel, и это уже считают автоматизацией. Недавно у нас в гостях была коллега из Минздрава. Ею был поднят вопрос о существующей автоматизации данных с помощью МИС. Она была очень удивлена тому, что у нас уже полностью завершен этап автоматизации. Для этого мы использовали информационную систему «Санаториум». Стоит учесть и тот факт, что до этого она видела много объектов. В том числе и те, которые громко заявляли о полной автоматизации, но на практике это было лишь дублирование некоторой информации в электронном виде. Проверить это было достаточно просто. Она спускалась в регистратуру, брала карту и получала рукописную историю болезни, после открывала эту же карту на компьютере и сверяла назначения. Когда же мы спустились в нашу регистратуру, она была приятно удивлена тем, что у нас совершенно отсутствуют рукописные выписки. Причем их не было с момента запуска автоматический системы диспетчеризации. После проверки был задан только один вопрос: «Как у Вас это получилось?».
— Она имела в виду сопротивление медицинского персонала?
— Да. Так как при перенесении работы в электронный вид необходимо изменить и подход работы сотрудников. Некоторым было сложно изменить привычный уклад, а некоторые приняли изменения с радостью. Одной из первых, кто заполнил задание на перенос протоколов в электронный вид, стала женщина в возрасте. Ей был тогда 81 год. Выбранная нами система была настолько проста, что все сотрудники через 2 месяца отлично ориентировались в ней. А вопросы IT-специалистам почти перестали поступать. Хотя поначалу на систему автоматизации было много нареканий, -особенно от людей, которые не хотели разбираться и вникать в нее. Иногда люди заранее высказывали свои возражения, еще не зная, как работает сама программа. Через три месяца был издан приказ, в котором было указано, что всем насчитывается зарплата только исходя из данных в системе «Санаториум». Поэтому каждая процедура и назначение должны были быть зафиксированы. После этого медицинские работники были полностью заинтересованы вносить все данные в карты. Более того, автоматическая система сняла огромный пласт отчетов, которые раньше заполнялись руками. На это тратилось огромное количество рабочего времени врачей, но сейчас оно уделяется пациентам.
— Какой должна быть современная система автоматизации?
— Электронная история болезни – это золотой стандарт. Цифровой функционал должен расширяться, постепенно переходя к телемедицине. Медицина Семашко и медицина Советского Союза была самой лучшей. Но она не могла учитывать современные технические возможности сбора и обработки информации. Сегодня осуществляется переход от доказательной медицины к персонализированной. Данный тренд можно наблюдать не только у нашего Минздрава – это мировая тенденция.
Автоматизация в будущем должна быть блочной, гибкой и способной к внедрению новых разработок. Наша задача – собирать информацию о каждом пациенте, чтобы завтра формировать ему рекомендации с учетом индивидуальных особенностей. Информация в истории болезни должна накапливаться и быть доступной не только специалистам, но и самому пациенту. К 2024 году 55 млн жителей смогут получить доступ к своей историй болезни с помощью ЕСИА.
Для эффективного управления санаторием или реабилитационным центром руководителю важно иметь информацию о нем в динамике. Это улучшает управляемость и подконтрольность всех процессов. Благодаря системе эта возможность есть. Директор каждый день может видеть актуальную информацию об эффективности каждого врача, загрузки кабинетов, заполняемости санатория. Получение обратной связи от внедрения каких-либо новшеств происходит быстрее. Снижение нагрузки на персонал на бумажную работу. За полгода без увеличения количества персонала нам удалось увеличить загрузку вдвое. Для этого был проведен ряд мероприятий, но именно автоматизация позволила не расширять персонал с ростом загрузки. Как видите, эффективность отрасли напрямую связана с развивающимися системами автоматизации.
Сколько стоит автоматизация санатория? Заполните короткую анкету, чтобы узнать.
Дойдите до конца анкеты, чтобы получить подарок от нашей команды — чек-лист «Управление медперсоналом санатория: найм, вовлечение, контроль»:
— Какие были ожидания от автоматизации?
— Ожидания были связаны с повышением прозрачности, управляемости и эффективности. И они полностью были оправданны. В подтверждение этому – цифры роста загрузки. Но есть вещи, которые невозможно измерить временем и деньгами – например, очереди. Когда я прохожу по коридору, я не вижу огромных очередей. Максимум возле одного кабинета один человек ожидает своего времени. Теперь у людей есть четкое расписание и им не нужно листать свои санаторно-курортные книжки в поисках назначенного времени на процедуру. У них для этого есть индивидуальное расписание.
— Не было ли проблем с людьми, которые опаздывали на процедуры?
— Если человек знает, что может прийти в любое время, у него нет задачи следить за ним. Поэтому такая модель поведения и приводила к образованию очередей. Сейчас пациент знает, что у него выделено время и он должен в него успеть. Если не успел, то следующего пациента не могут просто взять и сдвинуть. Всем управляет автоматическая система. После нескольких таких опозданий он начинает приходить вовремя. Культура взаимодействия врача и пациента изменяется с двух сторон.
— Какие вопросы в автоматизации самые приоритетные?
— Самое важное – это изменить менталитет медицинского персонала, чтобы люди осознали выгоды и научились этими выгодами пользоваться.
— Оправдались ли Ваши ожидания?
— Оправдались. Но, как говорится, аппетит приходит во время еды. Мы имеем первые результаты, люди преодолели сопротивление и осознали возможности, поэтому хотят большего. Оказывается, автоматизация – это достаточно творческий процесс, который увлекает. Любой шаг приоткрывает новые возможности. Например, теперь ставятся задачи, чтобы назначать не просто массаж определенной зоны, но и указывать конкретную технику, методику. Также стоит заметить, что из наших филиалов автоматизированы только три. В дальнейших планах – автоматизация остальных филиалов и объединение в единый центр сбора статистики. Еще не до конца все сделано, многое впереди и есть куда двигаться. Также по некоторым этапам нет ощущения полного удовлетворения. Появился творческий подход к ним и радость за то, когда задуманное удается.
Протокол первичного приема в «Санаториум»
— В чем измеряется эффект от внедрения автоматизации для некоммерческой составляющей Вашей деятельности?
— Сократилось время на бумажную работу. Теперь протокол осмотра заполнен по норме на 80%. При этом медицинский работник меняет только показатели «не в норме». Это сокращает время на внесение данных и позволяет врачу больше уделить ему внимания. А простое живое общение иногда не менее важно, чем грамотно назначенная процедура. Также медицинские сестры
теперь не носят карточки из кабинета в кабинет, а врачи не сидят по вечерам и не заполняют истории болезни;
Автоматическая диспетчеризация и четкий график процедур позволяют избежать очередей. Несмотря на то, что мы обслуживаем больший поток пациентов, время и нервы на очередь не тратятся;
Контроль себестоимости. Раньше возможности посчитать трудозатраты на пациента не было. Пациенты с одной и той же программой часто получали разное количество процедур в зависимости от назначенного врачом лечения. Сейчас у нас есть бюджет путевки, в зависимости от которого мы назначаем процедуры. Например, себестоимость в рамках ОМС на лечение и реабилитацию обходится нам дороже той компенсации, которую мы получаем от государства;
Мы отмечаем пациентов, по которым проводим научные исследования по государственному заданию. Также дополнительно ведется учет услуг с оценкой их стоимости и соответствия заложенным бюджетам. Производится оценка загруженности научного персонала;
Отчеты, полученные в рамках системы, позволяют отследить динамику определенных диагнозов у поступающих к нам пациентов. Также можно видеть реальную загрузку врачей и кабинетов, эффективность работы сотрудников, определить стоимость услуги и планировать расширение кабинетов определенной направленности.
— Какие трудности помимо сопротивления персонала были при внедрении?
— Слабая первоначальная оснащенность компьютерного парка привела к тому, что мы запускали систему в несколько этапов. Сначала у одних специалистов, потом у других. На первом этапе приходилось работать на одном компьютере нескольким сотрудникам. Поэтому огромным плюсом стала возможность фиксировать отпуск процедур на планшетах. Это существенно снизило затраты на запуск системы.
Основные трудности при постановке задачи – определение логики работы системы. Автоматизация – это перенос процессов работы с пациентом в электронную версию. Но просто переносить старые процессы – неэффективно. Хорошо, что у специалистов из «Санаториума» есть опыт внедрения системы автоматизации более 100 медицинских объектов, это позволило не только синхронизировать процессы, но и сделать их более эффективными. Именно поэтому опыт и глубина погружения в процессы санатория были ключевыми факторами при выборе компании для автоматизации.
— Какие еще существуют критерии выбора системы?
— Помимо изучения опыта внедрений, мы поехали на объекты, где ранее уже были установлены системы. Поэтому наглядно оценили, насколько система эффективна в реальной работе. Поговорили с медицинскими работниками, руководителями и поняли, что «Санаториум» – это действительно гибкая система, которая может быть настроена под большинство запросов медицинских специалистов. Также одним из важных факторов была возможность централизации. На сегодняшний день это единственная система, которая позволяет централизованно собирать статистику и иметь единую базу пациентов с разных объектов.
— Что Вы посоветуете руководителям санаториев, которые задумываются об автоматизации?
— Сегодня оказывать качественные услуги без автоматизации – невозможно. Объем предоставленных услуг, загрузка кабинетов, количество постоянных клиентов, доход от коммерческой составляющей – сразу увеличиваются в разы. При этом не требуется расширения персонала и других дополнительных затрат. Многие при этом не верят, что программа на компьютере может существенно влиять на работу санатория, но, как показывает практика, реальные результаты можно получить через 1-2 месяца. Мой совет руководителю: уделить внимание выбору системы
автоматизации. У санаториев и реабилитационных центров есть особая специфика, и программа для поликлиник, бухгалтерии или отелей не закроет большую часть вопросов. Поэтому очень рекомендую обратить внимание на тех, кто уже имеет опыт работы с передовыми санаториями, используя лучшие современные практики, ориентированные не только на саму организацию, но и на
ее пациентов: мобильные приложения, личный кабинет и т.п.
